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Im Vergleich zu einer Softwarelösung erfolgt die manuelle Dokumentation und Freigabe mit Hilfe eines Dokumentationsblatts. Auf diesem Dokument werden alle wichtigen Freigabeentscheidungen handschriftlich erfasst. Die Freigabe z.B. nach der Sterilisation, beinhaltet die Überprüfung und Dokumentation des korrekten Prozessablaufs, die Überprüfung der Verpackung auf Unversehrtheit und Trockenheit sowie die Kennzeichnung des Sterilisierguts. Eine vollständige Transparenz erreichen Sie durch weitere Angaben zum Sterilisationsprogramm und zur Beladungskonfiguration. Durch die Übertragung dieser Informationen in das Dokumentationsblatt, das in der Praxis häufig auch als „Steribuch“ bezeichnet wird, führt der manuelle Freigabeprozess zu einem erhöhten Zeitaufwand und Fehlerrisiko.
Die Software hingegen führt Sie schrittweise durch den gesamten Prozess der
Instrumentenaufbereitung und ermöglicht nach Programmende eines Thermodesinfektors
oder Autoklaven mit nur wenigen Klicks die Chargen freizugegeben und Etiketten zur Kennzeichnung der Instrumente zu drucken.
Das Aufbereitungsprotokoll einer Software umfasst bereits alle wichtigen Freigabeentscheidungen und wird als fälschungssichere PDF-Datei abgespeichert. Eine Unterschrift ist bei der digitalen Dokumentation nicht erforderlich, denn Sie melden sich einfach vor Beginn mit Ihrem individuellen Benutzernamen und Passwort in der Software an. Das gewährleistet, dass nur autorisiertes und fachkundiges Praxis-Personal den Dokumentations- und Freigabeprozess der Instrumentenaufbereitung durchführen kann. Die Nutzer-Authentifizierung garantiert höchste Sicherheit in Praxis und Klinik.
Die Protokollübertragung von Thermodesinfektoren, Siegelgeräten und Autoklaven wird mit einer Software vereinfacht. Denn die Protokolle werden durch die Anbindung vollautomatisch auf den Praxis-PC oder direkt in das Netzwerk abgespeichert. Somit wird nicht nur das Praxispersonals entlastet, sondern auch die Organisation der Protokolldateien komfortabel und langfristig sichergestellt – auch z.B. bei längeren Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren. Im Vergleich zur Software werden bei der manuellen Dokumentation die Protokolle nach Programmende auf ein Ausgabemedium gespeichert oder ausgedruckt. Beim Einsatz einer Speicherkarte wird zur Datensicherung einmal pro Monat die manuelle Übertragung auf den Praxis-PC empfohlen.
Nach kostenlosem Download der MELAtrace Software aus unserem Downloadcenter, müssen Sie sich einen MELAG Account erstellen, um sich erstmalig in der MELAtrace anmelden zu können. Nach erfolgreicher Registrierung auf der Website, öffnen Sie die installierte Software, melden sich mit Ihren Daten an und schalten im nächsten Schritt Ihr persönliches Zeitguthaben zur Nutzung der MELAtrace frei.
Geben Sie dafür Ihren 24-stelligen Lizenzcode ein, den Sie beim Kauf Ihrer Lizenz erhalten haben oder wählen Sie unsere Testlizenz, um die MELAtrace 3 Monate kostenlos zu testen. Im Anschluss steht Ihnen die Software für die digitale Dokumentation und Freigabe Ihrer Instrumenten-Aufbereitung zur Verfügung!
Zur Abbildung der kompletten Instrumentenaufbereitung in MELAtrace ist die Einbindung aller MELAG Geräte, die über eine Schnittstelle zur Dokumentation verfügen, ohne Aufpreis möglich. Alle modernen MELAG Autoklaven, der Thermodesinfektor MELAtherm 10 und die Siegelgeräte MELAseal Pro und MELAseal 200 verfügen über einen entsprechenden Anschluss für die Computer- oder Netzwerk-Verbindung. Außerdem können Sie auch den Dac Professional, Dac Premium und Dac Universal von Sirona in unsere Dokumentations Software einbinden. Protokolle von Geräten anderer Hersteller werden mit MELAtrace nicht ausgelesen, da wir von diesen Herstellern nicht die dafür erforderlichen Informationen besitzen.
MELAtrace bietet Praxen und Kliniken eine rechtssichere Dokumentation und Freigabe für den gesamten Prozess der Instrumentenaufbereitung. Ein manipulierbares Aufbereitungsprotokoll wäre nicht rechtssicher. Laut Robert-Koch-Institut darf weder der ursprüngliche Inhalt eines Protokolls unkenntlich gemacht, noch dürfen Änderungen vorgenommen werden. MELAtrace erzeugt deshalb eine fälschungssichere PDF-Datei, die bereits alle für die Freigabe erforderlichen Dokumente und Protokolle enthält. Diese PDF Datei verfügt über einen Authentifizierungscode, der die Daten vor Manipulationen schützt. Eine abschließende Unterschrift der verantwortlichen Person muss bei der digitalen Dokumentation mit MELAtrace nicht geleistet werden. Denn wer mit MELAtrace den Aufbereitungsprozess von Medizinprodukten dokumentieren und freigeben möchte, muss sich zu Beginn mit einem individuellen Benutzernamen und Passwort anmelden. Somit wird sichergestellt, dass ausschließlich sachkundiges und autorisiertes Praxis-Personal den Freigabeprozess durchführen kann.
Haben Sie MELAseal 200 oder MELAseal Pro erfolgreich in MELAtrace eingebunden, können auch die Siegelprotokolle in wenigen Schritten zugewiesen und in das fälschungssichere Aufbereitungsprotokoll integriert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Option zur Einbindung des Siegelprotokolls unter „Weitere Einstellungen“ in MELAtrace aktiviert ist. Nachdem Sie in MELAtrace eine Beladung für den Autoklav festgelegt und auf „Weiter“ geklickt haben, öffnet sich nun ein Fenster indem Sie das Siegelprotokoll auswählen. In einem Vorschaufeld wird Ihnen der Inhalt des Protokolls angezeigt. Wenn Sie die Kontrolle der Siegelparameter vollzogen haben, klicken Sie einfach auf „Fertig“, um den Vorgang abzuschließen. Das Siegelprotokoll wird im Aufbereitungsprotokoll hinterlegt und bietet Ihnen somit noch mehr Transparenz bei der Instrumentenaufbereitung.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Nachweisdokumente der Instrumentenaufbereitung beträgt 30 Jahre. Innerhalb dieser Zeit muss eine vollständige Wiedergabe der Protokolle und der Freigabedokumente gewährleistet sein. MELAtrace erfüllt hierbei die Anforderungen an eine rechtssichere Dokumentation. Die erstellte PDF-Datei eignet sich ohne Einschränkung für die langfristige Archivierung auf Ihren Praxis-PC oder im Netzwerk. Mit Hilfe der Filterfunktion von MELAtrace können Sie im Bedarfsfall schnell auf das benötigte Aufbereitungsprotokoll zurückgreifen. Das Aufbereitungsprotokoll mit Identifikationscode und Echtheitsnachweis umfasst bereits alle erforderlichen Protokolle und Freigabeentscheidungen der Instrumentenaufbereitung.
