A. Déclaration de confidentialité conformément au RGPD
I. Nom et adresse du responsable
Le responsable au sens du règlement général sur la protection des données et d'autres lois nationales sur la protection des données des États membres ainsi que d'autres dispositions relatives à la protection des données est :
MELAG Medizintechnik GmbH & Co. KG
Geneststr. 6-10
10829 Berlin
Allemagne
E-mail : info@melag.de
Site web : www.melag.de
II. Nom et adresse du délégué à la protection des données
Le délégué à la protection des données du responsable du traitement est :
M. Matthias Liebetrau
MELAG Medizintechnik GmbH & Co. KG
Geneststr. 6-10
10829 Berlin
Allemagne
Tél. : +49 30 75791141
E-mail : Datenschutz@melag.de
Site web : www.melag.com
III. Autorité de contrôle compétente
L'autorité de contrôle compétente est : la commissaire berlinoise à la protection des données et à la liberté d'information, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, téléphone : +49 30 13889-0, e-mail :mailbox@datenschutz-berlin.de .
IV. Informations générales sur le traitement des données
1. Étendue du traitement des données à caractère personnel
Nous traitons les données à caractère personnel de nos utilisateurs uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir un logiciel fonctionnel. Le traitement des données à caractère personnel de nos utilisateurs n'est effectué régulièrement qu'après le consentement de l'utilisateur.
2. Base juridique du traitement des données à caractère personnel
Dans la mesure où nous demandons le consentement de la personne concernée pour le traitement des données à caractère personnel, l'article 6, paragraphe 1, point a), du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE sert de base juridique.
Lors du traitement des données à caractère personnel nécessaires à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie, l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD sert de base juridique. Cela s'applique également aux opérations de traitement nécessaires à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Dans la mesure où le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour remplir une obligation légale à laquelle notre entreprise est soumise, l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD sert de base juridique.
3. Suppression des données et durée de conservation
Les données à caractère personnel de la personne concernée sont supprimées ou bloquées dès que la finalité du stockage n'est plus valable. Un stockage supplémentaire peut avoir lieu si cela est prévu par le législateur européen ou national dans des règlements, lois ou autres dispositions de l'Union européenne auxquels le responsable du traitement est soumis. Les données sont également bloquées ou supprimées lorsqu'une période de conservation prescrite par les normes susmentionnées expire, sauf s'il est nécessaire de continuer à conserver les données pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat.
4. Cookies et technologies de suivi
Notre plateforme et le site web de MELAG utilisent, dans la mesure où cela est techniquement nécessaire, des cookies et des technologies similaires. Les cookies nécessaires servent à fournir en toute sécurité des fonctions de base (connexion, gestion de session). Les cookies/outils d'analyse optionnels (par exemple, analyse web, statistiques d'utilisation) ne sont utilisés qu'après consentement explicite (art. 6, al. 1, let. a du RGPD). Les utilisateurs peuvent révoquer leur consentement à tout moment via la bannière des cookies ou les paramètres du navigateur.
5. Sous-traitants
Nous faisons appel à différents sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD pour l'exploitation et la mise à disposition de MELAverse. Il s'agit notamment de : Microsoft Ireland Operations Ltd. (hébergement, services cloud, services de sécurité), Shopware AG (enregistrement et gestion des comptes). D'autres prestataires de services informatiques que nous utilisons dans des cas particuliers et avec lesquels nous avons conclu des contrats de sous-traitance conformes au RGPD. Une liste actualisée des sous-traitants utilisés est disponible sur demande.
6. Décisions automatisées / profilage
Il n'y a pas de prise de décision automatisée, y compris le profilage.
7. Licence et utilisation du logiciel
Objectif
La plateforme est utilisée dans le domaine du commerce interentreprises et offre notamment les fonctions suivantes :
(1) Téléchargement, enregistrement et stockage des journaux des appareils
(2) Gestion des cas de service et des informations de maintenance
(3) Accès à la documentation technique et aux fonctions d'assistance
Inscription et accès
(1) L'utilisation de la plateforme nécessite une inscription. L'utilisateur doit fournir des informations complètes et exactes et communiquer immédiatement toute modification.
(2) L'accès est limité aux personnes autorisées au sein de l'organisation de l'utilisateur. L'utilisateur est tenu de garder ses données d'accès confidentielles et de ne pas permettre l'accès à des tiers non autorisés.
(3) L'exploitant de la plateforme est en droit de bloquer temporairement ou définitivement les comptes d'utilisateurs en cas de violation des présentes conditions.
Utilisation autorisée
La plateforme ne peut être utilisée qu'aux fins convenues contractuellement. Sont notamment interdits :
la manipulation, la décompilation ou la rétro-ingénierie du logiciel de la plateforme
Télécharger ou diffuser des contenus illégaux
la transmission non autorisée de données de la plateforme à des tiers
Pour les techniciens de service, les dispositions suivantes s'appliquent en complément :
Utilisation des données exclusivement dans le cadre de contrats de service ou de maintenance autorisés
Respect des obligations de protection des données et de confidentialité envers les cabinets médicaux pris en charge
V. Description et étendue du traitement des données
Pour utiliser MELAverse, il est nécessaire de créer un compte utilisateur sur le site web de MELAG.
L'inscription s'effectue via un système de boutique en ligne modulaire (Shopware).
Les données personnelles du compte sont stockées et gérées par les services Shopware.
Pour utiliser MELAverse, les données utilisateur sont demandées, consultées et affichées de manière anonyme.
Dans le cadre de la création du compte, les données personnelles suivantes sont collectées et traitées ultérieurement dans MELAverse :
(1) Groupe d'utilisateurs (cabinet/clinique/technicien de service)
Données du cabinet
(2) Nom du cabinet
(3) Spécialité
(4) Rue et numéro
(5) Code postal
(6) Ville
(7) Pays
(8) Partenaire commercial spécialisé (facultatif)
Interlocuteur
(9) Titre
(10) Prénom
(11) Nom
(12) Numéro de téléphone (facultatif)
Inscription
(13) Adresse e-mail
Gestion des partenaires de service
(1) Informations sur les partenaires de service et les interlocuteurs (voir sectionIX)
(2) Informations sur le compte des contacts du tableau de bord (voir sectionX)
En outre, les données non personnelles suivantes sont enregistrées dans une instance de base de données et traitées en vue de leur utilisation :
(1) Identifiants anonymisés pour l'archivage des protocoles d'appareils et de traitement ainsi que des documents dans le stockage cloud (voir sectionVI et sectionVIII)
(2) Informations sur les appareils et données de cycle (voir sectionVII)
8. Base juridique pour le traitement des données
La base juridique pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD, si l'utilisateur a donné son consentement.
Si l'enregistrement sert à l'exécution d'un contrat auquel l'utilisateur est partie ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, la base juridique supplémentaire pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD.
9. Finalité du traitement des données
L'enregistrement de l'utilisateur est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec l'utilisateur ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Seul un personnel formé et professionnel est autorisé à obtenir une licence pour MELAverse. Les données utilisateur collectées sont nécessaires pour déterminer si l'utilisateur appartient à ce groupe de personnes.
10. Durée de conservation
La conservation des données collectées est nécessaire pendant toute la durée d'utilisation de MELAverse. La suppression peut avoir lieu au plus tôt après l'exécution du contrat. C'est le cas pour les données collectées pendant le processus d'octroi de licence en vue de l'exécution d'un contrat ou de la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, lorsque les données ne sont plus nécessaires à l'exécution du contrat. Même après la conclusion du contrat, les données à caractère personnel du partenaire contractuel sont conservées afin de respecter les obligations contractuelles ou légales.
11. Possibilité d'opposition et de suppression
En tant qu'utilisateur, vous pouvez à tout moment demander la suppression des données enregistrées vous concernant.
Veuillez noter qu'avec la suppression des données, la licence pour MELAverse expire et vous ne serez plus en mesure d'utiliser le logiciel. Vous pouvez activer une nouvelle licence à tout moment à l'avenir.
Il est possible de modifier les données enregistrées dans la gestion des comptes du site web. Dans ce cas, le logiciel ne pourra être réutilisé qu'après un nouveau contrôle par MELAG.
VI. Archivage des protocoles d'appareils et de retraitement
1. Description et étendue du traitement des données
MELAverse offre la possibilité d'archiver les protocoles d'appareils et de retraitement dans un espace de stockage cloud (Microsoft Azure Cloud) et de les télécharger à la demande.
Il est également possible de transférer les protocoles d'appareils et de retraitement du logiciel MELAtrace vers le stockage cloud et de les télécharger à la demande.
Pour cela, il est nécessaire de créer un compte utilisateur sur le site web de MELAG, ce qui est possible grâce à un système de boutique en ligne modulaire (Shopware). Les données personnelles du compte sont stockées et gérées par les services Shopware du site web. MELAverse et MELAtrace utilisent les mêmes informations de compte pour les fonctions liées à leur finalité respective.
Remarque :
Il s'agit ici du même compte utilisateur et des mêmes données traitées conformément àV.
En outre, un identifiant utilisateur anonymisé et un emplacement de stockage anonymisé (conteneur) sont générés et liés entre eux à des fins d'archivage. Ceux-ci sont stockés dans une instance de base de données et utilisés à des fins d'archivage et de restauration des fichiers journaux.
MELAG se réserve expressément le droit de soumettre les journaux archivés à une analyse de données automatisée et récurrente à des fins statistiques et de traiter les informations ainsi obtenues dans d'autres applications. Le traitement à des fins statistiques est basé sur notre intérêt légitime conformément à l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD. L'intérêt légitime réside dans le développement et l'amélioration de nos produits et services. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées à cette fin, elles le sont sous une forme pseudonymisée.
Recommandation :
MELAG recommande de ne pas saisir de données relatives aux patients, telles que les noms, adresses ou autres caractéristiques pouvant permettre d'identifier des personnes physiques ou morales, dans les documents, protocoles de traitement, paramètres, champs de commentaires et autres zones de l'application.
MELAG stocke et archive les documents générés dans l'application sous la forme fournie par le système. L'utilisateur concerné reste responsable de l'exactitude et de la licéité du contenu téléchargé et archivé. Dans la mesure où MELAG traite le contenu pour le compte de l'utilisateur, cela se fait sur la base des accords conclus entre les parties (par exemple, contrat de traitement des commandes).
Afin d'améliorer la sécurité informatique, les contenus téléchargés sont automatiquement contrôlés par les services de sécurité décrits dans la sectionXI afin de détecter d'éventuelles menaces telles que des accès malveillants, l'exfiltration de données confidentielles ou des logiciels malveillants.
Malgré ces mesures, il ne peut être totalement exclu que des logiciels malveillants ou des contenus inappropriés passent inaperçus et soient archivés. Si de tels contenus sont transmis ou obtenus auprès de tiers (voir sectionX), cela se fait dans le cadre des dispositions contractuelles et légales.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique pour le traitement des données est l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, si l'utilisateur a donné son consentement.
Si l'enregistrement sert à l'exécution d'un contrat auquel l'utilisateur est partie ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, la base juridique supplémentaire pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD.
3. Finalité du traitement des données
L'enregistrement de l'utilisateur est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec l'utilisateur ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Seul un personnel formé et professionnel est autorisé à activer et désactiver l'archivage dans le cloud des fichiers journaux.
Les données utilisateur collectées servent à :
la création et l'attribution de chemins d'archivage individuels (conteneurs)
la génération et l'affichage d'informations sur les appareils et les cycles (voir section VII)
fournir une assistance technique (par exemple, accès direct au portail de dépannage et téléchargement de la documentation de l'appareil)
Ces fonctions sont techniquement nécessaires à l'exécution du contrat.
4. Durée de conservation
La conservation des données collectées est garantie pour la durée de l'exécution du contrat (archivage dans le cloud).
Même après la fin du contrat, les données à caractère personnel du partenaire contractuel sont conservées afin de respecter les obligations contractuelles ou légales.
5. Possibilité d'opposition et de suppression
En tant qu'utilisateur, vous avez à tout moment la possibilité de faire supprimer les données enregistrées vous concernant. Veuillez noter qu'avec la suppression des données, la licence pour MELAverse expire et vous ne serez plus en mesure d'utiliser le logiciel. Cela implique que les données relatives aux appareils et aux protocoles archivées par MELAverse ne seront plus accessibles et seront également supprimées de manière définitive.
Vous pourrez obtenir une nouvelle licence à tout moment à l'avenir, mais vous n'aurez plus accès aux données relatives aux appareils et aux protocoles archivées par le passé. MELAG recommande donc vivement de sauvegarder les données de protocole de l'archive cloud sur un autre support avant de demander la suppression des données enregistrées vous concernant.
Il est possible de modifier les données enregistrées dans la gestion des comptes du site web. Dans ce cas, le logiciel ne pourra être réutilisé qu'après un nouveau contrôle par MELAG.
VII. Gestion des données relatives aux appareils et aux cycles
1. Description et étendue du traitement des données
MELAverse offre la possibilité de créer et de gérer des appareils. De plus, les données des appareils peuvent être transférées du logiciel MELAtrace vers la structure cloud de MELAverse.
Les informations suivantes sur les appareils sont collectées et enregistrées, dans la mesure où elles sont disponibles :
(1) Désignation de l'appareil
(2) Numéro de série
(3) Adresse IP
(4) Port TCP
(5) Port COM
(6) Type d'appareil
(7) Référence à l'appartenance au compte utilisateur
Remarque :
il s'agit ici du même compte utilisateur et des mêmes données traitées conformément àV.
En utilisant l'archivage des protocoles d'appareils et de traitement, MELAverse lit et archive les données contenues dans les protocoles.
Pour l'archivage, un identifiant utilisateur anonymisé et un emplacement de stockage anonymisé (conteneur) sont générés et liés entre eux. Ceux-ci sont stockés dans une base de données et utilisés à des fins d'archivage et de restauration des données de cycle.
En outre, les informations suivantes relatives aux erreurs, aux avertissements et à l'état des appareils, extraites des journaux des appareils, sont stockées dans une base de données et utilisées pour l'affichage et l'évaluation des données de cycle :
(1) Référence à l'appartenance aux informations de l'appareil
(2) Date et heure du journal de l'appareil
(3) Compteurs de lots enregistrés
(4) Nom du fichier du journal de l'appareil
(5) Résultat du programme
(6) Erreurs enregistrées
(7) Avertissements enregistrés
(8) Référence à l'emplacement de stockage (conteneur) des informations de journalisation lues et du journal de l'appareil conformément à la sectionVI
Remarque :
MELAG se réserve expressément le droit de soumettre les informations archivées sur les cycles à une analyse automatisée et récurrente des données à des fins statistiques et de traiter les résultats obtenus dans d'autres applications. Le traitement à des fins statistiques est basé sur notre intérêt légitime conformément à l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD. L'intérêt légitime réside dans le développement et l'amélioration de nos produits et services. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées, cela se fait sous une forme pseudonymisée.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique du traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD, si l'utilisateur a donné son consentement.
Si l'enregistrement sert à l'exécution d'un contrat auquel l'utilisateur est partie ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, la base juridique supplémentaire pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD.
3. Finalité du traitement des données
L'enregistrement de l'utilisateur est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec l'utilisateur ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Seul le personnel formé et professionnel est autorisé à :
Les données anonymisées sont utilisées pour :
la création et l'attribution de chemins d'archivage individuels (conteneurs)
générer et afficher des informations sur les appareils et les cycles
fournir une assistance, telle que l'accès direct au portail de dépannage et le téléchargement de la documentation du fabricant sur l'appareil
Ces fonctions sont techniquement nécessaires à l'exécution du contrat.
4. Durée de conservation
La conservation des données collectées est garantie pour la durée de l'exécution du contrat.
Même après la conclusion du contrat, les données à caractère personnel du partenaire contractuel sont conservées afin de respecter les obligations contractuelles ou légales.
5. Possibilité d'opposition et de suppression
En tant qu'utilisateur, vous avez à tout moment la possibilité de faire supprimer les données enregistrées vous concernant.
Veuillez noter qu'avec la suppression des données, la licence pour MELAverse expire et vous ne serez plus en mesure d'utiliser le logiciel. Cela implique que les données relatives aux appareils et aux protocoles archivées par MELAverse ne seront plus accessibles et seront également supprimées de manière définitive.
Vous pourrez obtenir une nouvelle licence à tout moment à l'avenir, mais vous n'aurez plus accès aux données archivées concernant les appareils et les protocoles. MELAG recommande donc vivement de sauvegarder les données des protocoles stockées dans les archives cloud sur un autre support avant de demander la suppression des données enregistrées vous concernant.
Il est possible de modifier les données enregistrées dans la gestion des comptes du site web. Dans ce cas, le logiciel ne pourra être réutilisé qu'après un nouveau contrôle par MELAG.
VIII. Archivage de documents
1. Description et étendue du traitement des données
MELAverse offre la possibilité d'archiver des documents au format PDF ainsi qu'aux formats d'image JPG/JPEG et PNG dans un espace de stockage cloud (Microsoft Azure Cloud) et de les télécharger si nécessaire.
Pour cela, il est nécessaire de créer un compte utilisateur sur le site web de MELAG, ce qui est réalisé par un système de boutique en ligne modulaire (Shopware). Les données personnelles du compte sont enregistrées et gérées par les services Shopware du site web.
Remarque :
il s'agit ici du même compte utilisateur et des mêmes données traitées conformément àV.
En outre, un identifiant utilisateur anonymisé et un emplacement de stockage anonymisé (conteneur) sont générés et liés entre eux à des fins d'archivage. Ceux-ci sont enregistrés dans une instance de base de données et utilisés à des fins d'archivage et de restauration de documents.
MELAG se réserve expressément le droit de soumettre les documents archivés à une analyse automatisée et récurrente des données à des fins statistiques et de traiter les informations ainsi obtenues dans d'autres applications. Le traitement à des fins statistiques est basé sur notre intérêt légitime conformément à l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD. L'intérêt légitime réside dans le développement et l'amélioration de nos produits et services. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées à cette fin, elles le sont sous une forme pseudonymisée.
Recommandation :
MELAG recommande de ne pas saisir de données relatives aux patients, telles que les noms, adresses ou autres caractéristiques pouvant permettre d'identifier des personnes physiques ou morales, dans les documents, protocoles de traitement, paramètres, champs de commentaires et autres zones de l'application. MELAG enregistre et archive les documents générés dans l'application sous la forme fournie par le système. L'utilisateur concerné reste responsable de l'exactitude et de la licéité du contenu téléchargé et archivé. Dans la mesure où MELAG traite le contenu pour le compte de l'utilisateur, cela se fait sur la base des accords conclus entre les parties (par exemple, contrat de traitement des commandes).
Afin d'améliorer la sécurité informatique, les contenus téléchargés sont automatiquement contrôlés par les services de sécurité décrits à la sectionXI afin de détecter d'éventuelles menaces telles que des accès malveillants, l'exfiltration de données confidentielles ou des logiciels malveillants. Malgré ces mesures, il ne peut être totalement exclu que des logiciels malveillants ou des contenus inappropriés ne soient pas détectés et archivés. Si de tels contenus sont transmis ou obtenus par des tiers (voir sectionX), cela se fait dans le cadre des dispositions contractuelles et légales.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD, si l'utilisateur a donné son consentement.
Si l'enregistrement sert à l'exécution d'un contrat auquel l'utilisateur est partie ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, la base juridique supplémentaire pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD.
3. Finalité du traitement des données
L'enregistrement de l'utilisateur est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec l'utilisateur ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Seul un personnel formé et professionnel est autorisé à archiver des documents dans l'environnement cloud et à les télécharger à la demande. Les données utilisateur collectées sont nécessaires pour déterminer si l'utilisateur appartient à ce groupe de personnes.
4. Durée de conservation
La conservation des données collectées est garantie pour la durée de l'exécution du contrat (archivage dans le cloud).
Même après la conclusion du contrat, les données personnelles du partenaire contractuel sont conservées afin de respecter les obligations contractuelles ou légales.
5. Possibilité d'opposition et de suppression
En tant qu'utilisateur, vous avez à tout moment la possibilité de faire supprimer les données enregistrées vous concernant.
Veuillez noter qu'avec la suppression des données, la licence pour MELAverse expire et vous ne pourrez plus utiliser le logiciel. Cela signifie que les documents archivés par MELAverse ne seront plus accessibles et seront également supprimés définitivement.
Vous pourrez obtenir une nouvelle licence à tout moment à l'avenir, mais vous n'aurez plus accès aux documents archivés par le passé. MELAG vous recommande donc vivement de sauvegarder les données des documents stockés dans les archives cloud sur un autre support avant de demander la suppression des données enregistrées vous concernant.
Il est possible de modifier les données enregistrées dans la gestion des comptes du site web. Dans ce cas, le logiciel ne pourra être réutilisé qu'après un nouveau contrôle par MELAG.
IX. Gestion des interlocuteurs et des contacts
1. Description et étendue du traitement des données
MELAverse offre la possibilité d'enregistrer, de modifier et de supprimer des services et des interlocuteurs.
Pour cela, il est nécessaire de créer un compte utilisateur sur le site web de MELAG, qui est réalisé à l'aide d'un système de boutique en ligne modulaire (Shopware). Les données personnelles du compte sont enregistrées et gérées par les services Shopware du site web.
Remarque :
il s'agit du même compte utilisateur et des mêmes données traitées que celles mentionnées dans la politique de confidentialité de MELAG (V .)
Les informations suivantes concernant les services et les interlocuteurs sont collectées et enregistrées, dans la mesure où elles sont disponibles :
(1) Nom du service et de l'interlocuteur
(2) Dépôt du service et de l'interlocuteur
(3) Adresse e-mail du service et de l'interlocuteur
(4) Numéro de téléphone du service et de l'interlocuteur
(5) Remarques concernant le service et l'interlocuteur
(6) Statut du service et de l'interlocuteur en tant qu'interlocuteur principal
Particularité :
Les données collectées sont des champs de saisie de texte libre qui sont remplis par l'utilisateur. MELAG recommande expressément de ne pas saisir de données relatives aux patients, telles que les noms, adresses ou autres caractéristiques pouvant permettre d'identifier des personnes physiques ou morales, dans les documents, protocoles de traitement, paramètres, champs de commentaires et autres zones de l'application.
Il est également recommandé de supprimer les informations saisies concernant les interlocuteurs et les services dès qu'elles ne sont plus nécessaires. MELAG archivera toutes les informations relatives aux interlocuteurs et aux services sous la forme générée par l'application et les utilisera, sur demande, aux fins décrites dans la sectionX.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique du traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD, si l'utilisateur a donné son consentement.
Si l'enregistrement sert à l'exécution d'un contrat auquel l'utilisateur est partie ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, la base juridique supplémentaire pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD.
3. Finalité du traitement des données
L'enregistrement de l'utilisateur est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec l'utilisateur ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Seul un personnel formé et professionnel est autorisé à archiver des documents dans l'environnement cloud et à les télécharger à la demande. Les données utilisateur collectées sont nécessaires pour déterminer si l'utilisateur appartient à ce groupe de personnes.
4. Durée de conservation
La conservation des données collectées est garantie pendant toute la durée de l'exécution du contrat (archivage dans le cloud).
Même après la conclusion du contrat, les données personnelles du partenaire contractuel sont conservées afin de respecter les obligations contractuelles ou légales.
5. Possibilité d'opposition et de suppression
En tant qu'utilisateur, vous avez à tout moment la possibilité de faire supprimer les données enregistrées vous concernant.
Veuillez noter qu'avec la suppression des données, la licence pour MELAverse expire et vous ne serez plus en mesure d'utiliser le logiciel. Cela implique que les documents archivés par MELAverse ne seront plus accessibles et seront également supprimés de manière définitive.
Vous pourrez obtenir une nouvelle licence à tout moment à l'avenir, mais vous n'aurez plus accès aux documents archivés par le passé. MELAG recommande donc vivement de sauvegarder les données des documents de l'archive cloud sur un autre support avant de demander la suppression des données enregistrées vous concernant.
Il est possible de modifier les données enregistrées dans la gestion des comptes du site web. Dans ce cas, le logiciel ne pourra être réutilisé qu'après un nouveau contrôle par MELAG.
X. Gestion des accès au tableau de bord
1. Description et étendue du traitement des données
MELAverse permet au groupe d'utilisateurs « Cabinet/Clinique » d'accorder à un ou plusieurs utilisateurs du groupe « Techniciens de service » l'accès au tableau de bord MELAverse.
Le groupe d'utilisateurs « Techniciens de service » peut ainsi consulter plusieurs tableaux de bord de « Cabinet/Clinique » et exécuter les fonctions mises à disposition.
La mise en place d'un tel lien nécessite le consentement mutuel des deux parties (invitation et acceptation).
Cela s'effectue dans le cadre d'une liaison entre les comptes utilisateurs et les mêmes données traitées conformément à la sectionV et nécessite la création de comptes utilisateurs via le site web de MELAG, qui est réalisé par un système de boutique en ligne modulaire (Shopware). Les données personnelles du compte sont stockées et gérées par les services Shopware du site web.
Le refus, la désactivation ou la désactivation d'un tel lien est possible à tout moment, tant pour le « cabinet/la clinique » que pour le « technicien de service », directement dans MELAverse.
Remarque importante :
les utilisateurs du groupe « Techniciens de service » ont accès à toutes les informations et fonctions du logiciel MELAverse disponibles pour le groupe d'utilisateurs « Cabinet/clinique ».
Cela comprend également :
l'accès à toutes les données personnelles (par exemple, les informations de compte), à l'exception des mots de passe
Téléchargement et chargement des protocoles d'appareils et de traitement
Gestion des données relatives aux appareils et aux cycles
téléchargement et téléversement de documents
Sont exclues de cette disposition les fonctions mentionnées dans le présent paragraphe et dans la sectionIX.
Les utilisateurs du groupe d'utilisateurs « Cabinet/Clinique » ont ainsi accès à toutes les informations de compte des comptes utilisateurs liés du groupe « Techniciens de service » conformément à la sectionV.
Pour garantir cette fonction, les informations suivantes sont collectées et enregistrées (si disponibles) :
(1) Identifiant de compte anonymisé (conformément à la sectionV) du participant demandeur
(2) Identifiant de compte anonymisé (conformément à la sectionV) du participant sollicité
(3) Date et heure de la demande
(4) Statut actuel de la demande :
a. Demandé
b. Retirée
c. Acceptée
d. Refusée
e. Désactivée
f. Supprimé
(5) Date et heure du statut de la demande
(6) Identifiant de compte anonymisé (conformément à la sectionV) du participant désactivant
(7) Identifiant de compte anonymisé (conformément à la sectionV) du participant supprimant
Politique de partage des tableaux de bord MELAverse :
1. Destinataires autorisés
Les invitations à partager des tableaux de bord MELAverse ne peuvent être envoyées qu'à des partenaires avec lesquels une relation commerciale vérifiable et confirmée existe.
2. Acceptation non autorisée de demandes
Les demandes provenant de personnes inconnues ou non vérifiées doivent être refusées. Les demandes de contact suspectes, non sollicitées ou douteuses doivent être immédiatement signalées à MELAG.
3. Obligations des techniciens de service
Il est interdit aux techniciens de service d'envoyer des invitations à grande échelle ou de manière aléatoire (par exemple à tous les cabinets d'une région), en particulier dans le but d'élargir arbitrairement leur clientèle.
4. Conséquences en cas d'infraction
Toute violation de cette directive peut entraîner des mesures conformément aux dispositions contractuelles applicables, y compris, mais sans s'y limiter, le retrait des droits d'accès aux tableaux de bord MELAverse et la perte de la licence.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique pour le traitement des données est l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD, sous réserve du consentement de l'utilisateur.
Si l'enregistrement sert à l'exécution d'un contrat auquel l'utilisateur est partie ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles, la base juridique supplémentaire pour le traitement des données est l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.
3. Finalité du traitement des données
L'enregistrement de l'utilisateur est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec l'utilisateur ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles.
Seul un personnel formé et professionnel est autorisé à gérer les demandes de partage du tableau de bord. Les données utilisateur collectées sont nécessaires pour déterminer si l'utilisateur appartient à ce groupe de personnes.
4. Durée de conservation
La conservation des données collectées est garantie pour la durée de l'exécution du contrat (archivage dans le cloud).
Même après la conclusion du contrat, les données personnelles du partenaire contractuel sont conservées afin de respecter les obligations contractuelles ou légales.
5. Possibilité d'opposition et de suppression
En tant qu'utilisateur, vous avez à tout moment la possibilité de faire supprimer les données enregistrées vous concernant. Veuillez noter qu'avec la suppression des données, la licence pour MELAverse expire et vous ne serez plus en mesure d'utiliser le logiciel. Cela implique que les documents archivés par MELAverse ne seront plus accessibles et seront également supprimés de manière définitive.
Vous pourrez obtenir une nouvelle licence à tout moment à l'avenir, mais vous n'aurez plus accès aux documents archivés par le passé. MELAG recommande donc vivement de sauvegarder les données des documents de l'archive cloud sur un autre support avant de demander la suppression des données enregistrées vous concernant.
Il est possible de modifier les données enregistrées dans la gestion des comptes du site web. Dans ce cas, le logiciel ne pourra être réutilisé qu'après un nouveau contrôle par MELAG.
XI. Utilisation de Microsoft Defender for Cloud / Microsoft Defender for Storage
1. Finalité du traitement
Afin de garantir la sécurité informatique et l'intégrité de nos systèmes, nous utilisons les services de sécurité « Microsoft Defender for Cloud » et « Microsoft Defender for Storage ». Ces services servent à détecter et à contrer les menaces, y compris les accès malveillants, l'exfiltration de données confidentielles et le téléchargement de logiciels malveillants.
2. Base juridique
Le traitement est effectué sur la base de notre intérêt légitime à la sécurité du traitement des données conformément à l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD. Dans la mesure où nous agissons pour le compte de nos clients, le traitement est effectué sur la base des accords correspondants relatifs au traitement des commandes conformément à l'art. 28 du RGPD.
3. Catégories de données traitées
Les services traitent automatiquement les métadonnées et les données de contenu des fichiers téléchargés dans la mesure où cela est nécessaire pour détecter les menaces. Il peut également s'agir de données à caractère personnel si celles-ci sont contenues dans les contenus téléchargés.
4. Destinataire des données
Le destinataire est Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande, en tant que succursale européenne de Microsoft. Microsoft peut également faire appel à des sous-traitants dans le cadre de sa structure de groupe.
5. Transfert vers des pays tiers
Il ne peut être exclu que, dans le cadre du traitement par Microsoft, des données soient également transférées vers des serveurs situés dans des pays tiers, en particulier aux États-Unis. Dans la mesure où un tel transfert a lieu, il est basé sur les clauses contractuelles types de l'UE ainsi que sur des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires afin de garantir un niveau adéquat de protection des données.
6. Durée de conservation
Les données collectées dans le cadre du contrôle de sécurité ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la détection des menaces, puis elles sont supprimées, sauf si des obligations légales de conservation s'y opposent.
7. Informations complémentaires
Pour plus d'informations sur le traitement des données par Microsoft, consultez : https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
XII. Droits de la personne concernée
Si vos données à caractère personnel sont traitées, vous êtes une personne concernée au sens du RGPD et vous disposez des droits suivants à l'égard du responsable du traitement :
1. Droit d'accès
Vous pouvez demander au responsable du traitement de vous confirmer si des données à caractère personnel vous concernant sont traitées par nos soins.
Si tel est le cas, vous pouvez demander au responsable du traitement de vous fournir les informations suivantes :
(1) les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées ;
(2) les catégories de données à caractère personnel qui sont traitées ;
(3) les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel vous concernant ont été ou seront communiquées ;
(4) la durée prévue de conservation des données à caractère personnel vous concernant ou, si cela n'est pas possible, les critères permettant de déterminer cette durée ;
(5) l'existence d'un droit de rectification ou d'effacement des données à caractère personnel vous concernant, d'un droit à la limitation du traitement par le responsable du traitement ou d'un droit d'opposition à ce traitement ;
(6) l'existence d'un droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ;
(7) toutes les informations disponibles sur l'origine des données lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée ;
(8) l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage, conformément à l'article 22, paragraphes 1 et 4, du RGPD et, au moins dans ces cas, des informations utiles concernant la logique impliquée, ainsi que la portée et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
Vous avez le droit de demander des informations sur le transfert des données à caractère personnel vous concernant vers un pays tiers ou à une organisation internationale. Dans ce contexte, vous pouvez demander à être informé des garanties appropriées prévues à l'article 46 du RGPD en rapport avec le transfert.
2. Droit de rectification
Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de rectifier et/ou de compléter les données à caractère personnel vous concernant si elles sont inexactes ou incomplètes. Le responsable du traitement doit procéder à la rectification sans délai.
3. Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant dans les conditions suivantes :
(1) si vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel vous concernant pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
(2) le traitement est illicite et vous vous opposez à l'effacement des données à caractère personnel et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
(3) le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; ou
(4) si vous vous êtes opposé au traitement conformément à l'article 21, paragraphe 1, du RGPD et qu'il n'est pas encore établi si les motifs légitimes du responsable prévalent sur vos motifs.
Si le traitement des données à caractère personnel vous concernant a été limité, ces données ne peuvent être traitées, à l'exception de leur stockage, qu'avec votre consentement ou pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice ou pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale ou pour des raisons d'intérêt public important de l'Union ou d'un État membre.
Si la limitation du traitement a été limitée conformément aux conditions susmentionnées, le responsable du traitement vous en informera avant que la limitation ne soit levée.
4. Droit à l'effacement
a) Obligation d'effacement
Vous pouvez exiger du responsable du traitement que les données à caractère personnel vous concernant soient effacées sans délai, et le responsable du traitement est tenu d'effacer ces données sans délai si l'une des raisons suivantes s'applique :
(1) Les données à caractère personnel vous concernant ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière.
(2) Vous retirez votre consentement sur lequel le traitement était fondé conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a), ou à l'article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD, et il n'existe aucune autre base juridique pour le traitement.
(3) Vous vous opposez au traitement conformément à l'article 21, paragraphe 1, du RGPD et il n'existe aucun motif légitime impérieux justifiant le traitement, ou vous vous opposez au traitement conformément à l'article 21, paragraphe 2, du RGPD.
(4) Les données à caractère personnel vous concernant ont fait l'objet d'un traitement illicite.
(5) La suppression des données à caractère personnel vous concernant est nécessaire pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l'Union ou le droit des États membres auquel le responsable du traitement est soumis.
(6) Les données à caractère personnel vous concernant ont été collectées dans le cadre des services de la société de l'information visés à l'article 8, paragraphe 1, du RGPD.
b) Information à des tiers
Si le responsable du traitement a rendu publiques les données à caractère personnel vous concernant et s'il est tenu de les effacer conformément à l'article 17, paragraphe 1, du RGPD, il prend, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en oeuvre, des mesures raisonnables, y compris techniques, pour informer les responsables du traitement qui traitent les données à caractère personnel que vous, en tant que personne concernée, avez demandé l'effacement de tous les liens vers ces données à caractère personnel ou de copies ou réplications de ces données à caractère personnel.
c) Exceptions
Le droit à l'effacement n'existe pas dans la mesure où le traitement est nécessaire
(1) à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
(2) au respect d'une obligation légale qui exige le traitement en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel le responsable du traitement est soumis, ou pour l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
(3) pour des raisons d'intérêt public dans le domaine de la santé publique, conformément à l'article 9, paragraphe 2, points h) et i), et à l'article 9, paragraphe 3, du RGPD ;
(4) à des fins d'archivage dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l'article 89, paragraphe 1, du RGPD, dans la mesure où le droit visé au point a) est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de ce traitement ; ou
(5) pour faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux.
5. Droit à l'information
Si vous avez fait valoir votre droit à la rectification, à l'effacement ou à la limitation du traitement auprès du responsable du traitement, celui-ci est tenu de communiquer cette rectification, cet effacement ou cette limitation du traitement à tous les destinataires auxquels les données à caractère personnel vous concernant ont été communiquées, sauf si cela s'avère impossible ou implique un effort disproportionné.
Vous avez le droit d'être informé par le responsable du traitement de l'existence de ces destinataires.
6. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies au responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, à condition que
(1) le traitement repose sur un consentement conformément à l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD ou à l'art. 9, al. 2, let. a du RGPD ou sur un contrat conformément à l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD et
(2) le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.
Dans l'exercice de ce droit, vous avez également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel vous concernant soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, dans la mesure où cela est techniquement possible. Les libertés et les droits d'autres personnes ne doivent pas être affectés par cette transmission.
Le droit à la portabilité des données ne s'applique pas au traitement des données à caractère personnel nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
7. Droit d'opposition
Vous avez le droit, pour des raisons tenant à votre situation particulière, de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant qui est effectué sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD ; cela s'applique également au profilage fondé sur ces dispositions.
Le responsable du traitement ne traite plus les données à caractère personnel vous concernant, sauf s'il peut démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Si les données à caractère personnel vous concernant sont traitées à des fins de prospection directe, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à des fins de prospection directe ; cela s'applique également au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection directe.
Si vous vous opposez au traitement à des fins de prospection directe, les données à caractère personnel vous concernant ne seront plus traitées à ces fins.
Vous avez la possibilité, en ce qui concerne l'utilisation des services de la société de l'information, d'exercer votre droit d'opposition par des moyens automatisés utilisant des spécifications techniques, sans préjudice de la directive 2002/58/CE.
8. Droit de révocation de la déclaration de consentement relative à la protection des données
Vous avez le droit de révoquer à tout moment votre déclaration de consentement relative à la protection des données. La révocation du consentement n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu'à la révocation.
9. Décision automatisée dans des cas particuliers, y compris le profilage
Vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire. Cela ne s'applique pas si la décision
(1) est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat entre vous et le responsable du traitement,
(2) est autorisée par le droit de l'Union ou le droit des États membres auquel le responsable du traitement est soumis et ce droit prévoit des mesures appropriées pour garantir vos droits et libertés ainsi que vos intérêts légitimes, ou
(3) est effectuée avec votre consentement explicite.
Toutefois, ces décisions ne peuvent être fondées sur des catégories particulières de données à caractère personnel visées à l'article 9, paragraphe 1, du RGPD, sauf si l'article 9, paragraphe 2, point a) ou g), du RGPD s'applique et que des mesures appropriées ont été prises pour protéger vos droits et libertés ainsi que vos intérêts légitimes.
En ce qui concerne les cas mentionnés aux points (1) et (3), le responsable du traitement prend des mesures appropriées pour protéger vos droits et libertés ainsi que vos intérêts légitimes, ce qui comprend au moins le droit d'obtenir l'intervention d'une personne de la part du responsable du traitement, d'exposer votre point de vue et de contester la décision.
10. Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel vous résidez, travaillez ou dans lequel la violation présumée a été commise, si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant enfreint le RGPD.
L'autorité de contrôle auprès de laquelle la réclamation a été déposée informe le plaignant de l'état d'avancement et des résultats de la réclamation, y compris de la possibilité d'un recours juridictionnel conformément à l'article 78 du RGPD.
XIII. Modifications de la politique de confidentialité
Les modifications importantes apportées à la présente déclaration de confidentialité seront également communiquées aux utilisateurs en temps utile avant leur entrée en vigueur.
XIV. Modifications de la plateforme
L'exploitant de la plateforme est en droit de développer la plateforme, de modifier, de restreindre ou de compléter ses fonctionnalités. Les modifications importantes seront communiquées à l'utilisateur au moins 15 jours avant leur entrée en vigueur. L'utilisateur peut résilier le contrat dans ce délai.
XV. Durée et résiliation
La durée du contrat résulte de la création d'un compte et de l'utilisation de la plateforme. Le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave reste inchangé.
À la fin du contrat, les données de l'utilisateur seront, sur demande, mises à disposition dans un format lisible par machine courant, puis supprimées, dans la mesure où aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose.
XVI. Propriété intellectuelle
Tous les droits sur la plateforme, le logiciel et les bases de données sous-jacentes appartiennent exclusivement à l'exploitant de la plateforme. L'utilisateur ne reçoit que les droits nécessaires à l'utilisation conforme au contrat.
XVII. Confidentialité
Les deux parties s'engagent à garder confidentielles toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre du présent contrat. Cette obligation reste en vigueur pendant une période de cinq ans après la fin du contrat.
