Een documentatieproces.
Voor volledige traceerbaarheid.

In tegenstelling tot een softwareoplossing gebeurt de handmatige documentatie en goedkeuring aan de hand van een documentatieformulier, waarop de belangrijkste goedkeuringsbeslissingen met de hand worden vastgelegd. De goedkeuring, bijvoorbeeld na sterilisatie, omvat het controleren en documenteren van het juiste proces, het controleren van de verpakking op volledigheid en droogheid en het markeren van het sterilisatiemateriaal. Door aanvullende informatie over het sterilisatieprogramma en de ladingconfiguratie vast te leggen, wordt volledige transparantie bereikt. Het overbrengen van deze informatie naar het documentatieformulier kost niet alleen meer tijd, maar brengt ook een groter risico op fouten met zich mee.

De software leidt de gebruiker stap voor stap door het gehele ontsmettingsproces van de instrumenten en vereist slechts enkele muisklikken om de batchgoedkeuring en de etikettering van de instrumenten uit te voeren na afloop van het programma van een was- en desinfectiemachine of stoomsterilisator.

Een rapport over softwarecontaminatie bevat alle belangrijke goedkeuringsbeslissingen en wordt opgeslagen als een fraudebestendig PDF-bestand. Voor digitale documentatie is geen handtekening vereist. Elke gebruiker logt in op de software met zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Hierdoor is de toegang tot de documentatie en de goedkeuringsprocedure beperkt tot bevoegd en opgeleid personeel. Gebruikersauthenticatie garandeert het hoogste beveiligingsniveau.

Het gebruik van software vereenvoudigt ook de overdracht van logbestanden van was- en desinfectiemachines, verzegelapparaten en stoomsterilisatoren. De logbestanden worden automatisch rechtstreeks naar de praktijkcomputer of het netwerk overgebracht. Dit zorgt niet alleen voor een lagere werkdruk, maar ook voor een eenvoudig beheer van de logbestanden op lange termijn, zelfs bij bewaartermijnen tot 30 jaar. In tegenstelling tot handmatige documentatiemethoden worden de logbestanden na afloop van het programma op een opslagmedium opgeslagen of afgedrukt. Bij gebruik van een geheugenkaart raden wij aan maandelijks een back-up te maken op de praktijkcomputer.

Nadat u de MELAtrace-software gratis hebt gedownload vanuit ons downloadcentrum, moet u een MELAG-account aanmaken om voor de eerste keer in te loggen bij MELAtrace.

Nadat u zich met succes op de website heeft geregistreerd, opent u de geïnstalleerde software, logt u in met uw gegevens en activeert u in de volgende stap uw persoonlijke tijdtegoed voor het gebruik van MELAtrace.
Voer hiervoor uw 24-cijferige licentiecode in die u bij aankoop van uw licentie hebt ontvangen, of kies voor onze proeflicentie om MELAtrace 3 maanden gratis te testen. Daarna staat de software tot uw beschikking voor de digitale documentatie en goedkeuring van de reiniging van uw instrumenten!

Alle MELAG-apparaten met de juiste documentatie-interface kunnen zonder extra kosten in MELAtrace worden geïntegreerd om het volledige ontsmettingsproces van de instrumenten weer te geven. Alle moderne MELAG-stoomsterilisatoren, de MELAtherm 10-was- en desinfectiemachine en de sealerapparaten MELAseal 200 en MELAseal Pro zijn uitgerust met de benodigde interfaces voor aansluiting op de computer of het netwerk. Ook de Dac Professional, Dac Premium en Dac Universal van Sirona kunt u koppelen aan onze documentatiesoftware. MELAtrace leest geen logbestanden uit van apparaten van andere fabrikanten, aangezien wij de benodigde informatie niet van de fabrikanten ontvangen.

MELAtrace biedt praktijken en klinieken een wettelijk conforme documentatie- en goedkeuringsprocedure voor het volledige reinigings- en sterilisatieproces van instrumenten. Een gemanipuleerd ontsmettingsrapport zou geen rechtszekerheid bieden. Internationale richtlijnen schrijven voor dat de oorspronkelijke inhoud van een logboek niet mag worden verborgen en dat er geen wijzigingen mogen worden aangebracht. MELAtrace genereert een fraudebestendig PDF-bestand met alle documenten en logboeken die nodig zijn voor de goedkeuring. Dit PDF-bestand is voorzien van een authenticatiecode die de gegevens beschermt tegen manipulatie. De verantwoordelijke hoeft de documentatie bij MELAtrace niet te ondertekenen; de eerste aanmelding van de gebruiker bij MELAtrace (gebruikersnaam en wachtwoord) maakt alle handtekeningen overbodig. Hierdoor wordt de toegang tot de goedkeuringsprocedure beperkt tot opgeleide en bevoegde personen.

Nadat u MELAseal 200 of MELAseal Pro in MELAtrace hebt geïntegreerd, zijn er slechts enkele stappen nodig om de verzegelingslogboeken toe te wijzen en deze op te nemen in het fraudebestendige ontsmettingsrapport. Een voorwaarde is dat u de optie voor het opnemen van het sealerlogboek in MELAtrace onder „Verdere instellingen“ hebt geactiveerd. Nadat u in MELAtrace een lading voor de stoomsterilisator hebt vastgelegd, klikt u op „Volgende“ om een venster te openen waarin u het sealerlogboek kunt selecteren. In een voorbeeldvenster wordt de inhoud van het logboek weergegeven. Nadat u de verzegelingsparameters hebt gecontroleerd, klikt u op ‘Klaar’ om de procedure te voltooien. Het verzegelingslogboek wordt opgeslagen in het decontaminatierapport, wat zorgt voor nog meer transparantie in het decontaminatieproces van de instrumenten.

De wettelijke bewaartermijn voor de documentatie betreffende de ontsmetting van instrumenten bedraagt 30 jaar. Binnen deze termijn moet het volledig terugkijken van de logbestanden en goedkeuringsdocumenten gewaarborgd zijn. MELAtrace voldoet aan de eisen voor wettelijk conforme documentatie. Het gegenereerde PDF-bestand is uitermate geschikt voor langetermijnarchivering op de computer van uw praktijk of in het netwerk. Met de filterfunctie van MELAtrace kunt u het benodigde ontsmettingsrapport op elk gewenst moment opzoeken en openen. Het ontsmettingsrapport met ID-code en echtheidsbewijs omvat alle vereiste logbestanden en goedkeuringsbesluiten die bij het ontsmettingsproces van instrumenten horen.