Dokumentation und Freigabe der Instrumentenaufbereitung
Höchste Sicherheit bei der Instrumentenaufbereitung
MELAG bietet vielfältige Möglichkeiten für die rechtssichere Dokumentation der Instrumentenaufbereitung: Mit unseren Produkten für die Chargenkontrolle, Protokollspeicherung, Protokollübertragung sowie Freigabe und Kennzeichnung können Sie den ordnungsgemäßen Prozessablauf lückenlos und einfach nachweisen.
Entdecken Sie unsere Lösungen für die Dokumentation und Freigabe:
Rückverfolgbarkeit der Instrumente:
In Krankenhäusern, ambulanten Zentren und Praxen sowie in der Augen-Chirurgie wird die Rückverfolgbarkeit der Instrumente bis zum Patienten bereits seit vielen Jahren sichergestellt. Für Arzt- und Zahnarztpraxen gibt es in Deutschland aktuell noch keine gesetzliche Vorschrift, dass von den Praxisbetreibern nachzuweisen wäre, welche Instrumente zur Behandlung an welchem Patienten eingesetzt wurden. Dennoch entscheiden sich schon jetzt viele Arzt- und Zahnarztpraxen für eine solche Rückverfolgung der Instrumente, denn in einem möglichen Haftungsfall sind Sie damit auf der sicheren Seite.
Für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Instrumente muss folgender Prozess beachtet werden:
1. Geben Sie die Charge nach der Instrumentenaufbereitung mit Hilfe eines Dokumentationsblattes oder einer Softwarelösung frei.
2. Kennzeichnen Sie die verpackten Instrumente nach der Sterilisation mit einem Etikett.
3. Nach Anwendung der Instrumente übertragen Sie die Informationen vom Etikett in die Patientenakte.
4. Die übertragene Chargennummer ermöglicht die zuverlässige Rückverfolgung zum Aufbereitungsprotokoll des Instrumentariums.
Die Freigabe der Sterilisationscharge ist die Grundlage für eine lückenlose Rückverfolgung der Instrumente.
Entdecken Sie in unserem Video-Tutorial, wie Sie die Sterilisationscharge richtig dokumentieren und freigeben:
Die Vorteile der digitalen Dokumentation und Freigabe
Sparen Sie Zeit und Geld bei der Instrumentenaufbereitung
Eine digitale Dokumentation und Freigabe garantiert höchste Zuverlässigkeit und Effizienz. Die Software führt Sie schrittweise durch den gesamten Prozess der Instrumentenaufbereitung. Nach Programmende eines Thermodesinfektors oder Autoklaven werden mit nur wenigen Klicks die Chargen freigegeben und Etiketten zur Kennzeichnung der Instrumente gedruckt.
Das Aufbereitungsprotokoll einer Software umfasst alle wichtigen Freigabeentscheidungen und wird als fälschungssichere PDF-Datei abgespeichert. Eine Unterschrift ist bei der digitalen Dokumentation nicht erforderlich, denn Sie melden sich einfach vor Beginn mit Ihrem individuellen Benutzernamen und Passwort in der Software an. Das gewährleistet, dass nur autorisiertes und fachkundiges Praxis-Personal den Dokumentations- und Freigabeprozess der Instrumentenaufbereitung durchführen kann. Die Nutzer-Authentifizierung garantiert höchste Sicherheit in Praxis und Klinik.
Im Vergleich zu einer Softwarelösung erfolgt die manuelle Dokumentation und Freigabe mit Hilfe eines Dokumentationsblatts. Auf diesem Dokument werden alle wichtigen Freigabeentscheidungen handschriftlich erfasst. Die Freigabe z.B. nach der Sterilisation, beinhaltet die Überprüfung und Dokumentation des korrekten Prozessablaufs, die Überprüfung der Verpackung auf Unversehrtheit und Trockenheit sowie die Kennzeichnung des Sterilisierguts. Eine vollständige Transparenz erreichen Sie durch weitere Angaben zum Sterilisationsprogramm und zur Beladungskonfiguration. Durch die Übertragung dieser Informationen in das Dokumentationsblatt, das in der Praxis häufig auch als „Steribuch“ bezeichnet wird, führt der manuelle Freigabeprozess zu einem erhöhten Zeitaufwand und Fehlerrisiko.
Die Protokollübertragung von Thermodesinfektoren, Siegelgeräten und Autoklaven wird mit einer Software vereinfacht. Denn die Protokolle werden durch die Anbindung vollautomatisch auf den Praxis-PC oder direkt in das Netzwerk abgespeichert. Somit wird nicht nur das Praxispersonals entlastet, sondern auch die Organisation der Protokolldateien komfortabel und langfristig sichergestellt – auch z.B. bei längeren Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren.
Im Vergleich zur Software werden bei der manuellen Dokumentation die Protokolle nach Programmende auf ein Ausgabemedium gespeichert oder ausgedruckt. Beim Einsatz einer Speicherkarte wird zur Datensicherung einmal pro Monat die manuelle Übertragung auf den Praxis-PC empfohlen.
MELAtrace ist eine ideale Software für die digitale Dokumentation und Freigabe der Instrumentenaufbereitung: Erfahren Sie im folgenden Abschnitt mehr über die Vorteile unserer Softwarelösung.
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Lizensierung der Geräte?
MELAtrace erfordert nur eine Lizenz für den gesamten Funktionsumfang der Software. Es entstehen keine wiederkehrenden Gebühren oder zusätzliche Kosten für die Einbindung von weiteren Geräten.
Das notwendige Registrierformular erhalten Sie nach dem Kauf von MELAtrace bei Ihrem Fachhändler. Bitte tragen Sie in das Formular die Seriennummern der MELAG Geräte ein, die Sie in MELAtrace lizensieren möchten. Das ausgefüllte Formular senden Sie uns anschließend zu.
Daraufhin erhalten Sie die Lizenzcodes für Ihre Geräte und eine individualisierte Lizenzdatei. Um MELAtrace freizuschalten, laden Sie einfach die Datei im entsprechenden Eingabefeld der Software hoch. Hierdurch werden ebenfalls Ihre Kontaktdaten in MELAtrace integriert. Geben Sie abschließend die Lizenzcodes ein, um auch Ihre Geräte freizuschalten. So können Sie auch im Nachhinein neue Geräte ohne Aufpreis in MELAtrace lizensieren.
Welche Geräte können in MELAtrace eingebunden werden?
Zur Abbildung der kompletten Instrumentenaufbereitung in MELAtrace ist die Einbindung aller MELAG Geräte, die über eine Schnittstelle zur Dokumentation verfügen, ohne Aufpreis möglich. Alle modernen MELAG Autoklaven, der Thermodesinfektor MELAtherm 10 und die Siegelgeräte MELAseal Pro und MELAseal 200 verfügen über einen entsprechenden Anschluss für die Computer- oder Netzwerk-Verbindung. Außerdem können Sie auch den Dac Professional, Dac Premium und Dac Universal von Sirona in unsere Dokumentations-Software einbinden. Protokolle von Geräten anderer Hersteller werden mit MELAtrace nicht ausgelesen, da wir von diesen Herstellern nicht die dafür erforderlichen Informationen besitzen.
Bin ich beim Einsatz von MELAtrace rechtssicher?
MELAtrace bietet Praxen und Kliniken eine rechtssichere Dokumentation und Freigabe für den gesamten Prozess der Instrumentenaufbereitung.
Ein manipulierbares Aufbereitungsprotokoll wäre nicht rechtssicher. Laut Robert-Koch-Institut darf weder der ursprüngliche Inhalt eines Protokolls unkenntlich gemacht, noch dürfen Änderungen vorgenommen werden. MELAtrace erzeugt deshalb eine fälschungssichere PDF-Datei, die bereits alle für die Freigabe erforderlichen Dokumente und Protokolle enthält. Diese PDF-Datei verfügt über einen Authentifizierungscode, der die Daten vor Manipulationen schützt.
Eine abschließende Unterschrift der verantwortlichen Person muss bei der digitalen Dokumentation mit MELAtrace nicht geleistet werden. Denn wer mit MELAtrace den Aufbereitungsprozess von Medizinprodukten dokumentieren und freigeben möchte, muss sich zu Beginn mit einem individuellen Benutzernamen und Passwort anmelden. Somit wird sichergestellt, dass ausschließlich sachkundiges und autorisiertes Praxis-Personal den Freigabeprozess durchführen kann.
Wie wird ein Siegelprotokoll in MELAtrace zugewiesen?
Haben Sie MELAseal 200 oder MELAseal Pro erfolgreich in MELAtrace eingebunden, können auch die Siegelprotokolle in wenigen Schritten zugewiesen und in das fälschungssichere Aufbereitungsprotokoll integriert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Option zur Einbindung des Siegelprotokolls unter „Weitere Einstellungen“ in MELAtrace aktiviert ist.
Nachdem Sie in MELAtrace eine Beladung für den Autoklav festgelegt und auf „Weiter“ geklickt haben, öffnet sich nun ein Fenster indem Sie das Siegelprotokoll auswählen. In einem Vorschaufeld wird Ihnen der Inhalt des Protokolls angezeigt. Wenn Sie die Kontrolle der Siegelparameter vollzogen haben, klicken Sie einfach auf „Fertig“, um den Vorgang abzuschließen. Das Siegelprotokoll wird im Aufbereitungsprotokoll hinterlegt und bietet Ihnen somit noch mehr Transparenz bei der Instrumentenaufbereitung.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für Protokolle und Freigabedokumente?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Nachweisdokumente der Instrumentenaufbereitung beträgt 30 Jahre. Innerhalb dieser Zeit muss eine vollständige Wiedergabe der Protokolle und der Freigabedokumente gewährleistet sein.
MELAtrace erfüllt hierbei die Anforderungen an eine rechtssichere Dokumentation. Die erstellte PDF-Datei eignet sich ohne Einschränkung für die langfristige Archivierung auf Ihren Praxis-PC oder im Netzwerk. Mit Hilfe der Filterfunktion von MELAtrace können Sie im Bedarfsfall schnell auf das benötigte Aufbereitungsprotokoll zurückgreifen. Das Aufbereitungsprotokoll mit Identifikationscode und Echtheitsnachweis umfasst bereits alle erforderlichen Protokolle und Freigabeentscheidungen der Instrumentenaufbereitung.
